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仕事を効率化する7つの習慣【自由な時間が3倍増えます】

悩んでいる人

「仕事をするのに人一倍時間がかかってしまいます。もちろん一生懸命やっているのですが、なかなかうまくいきません。他の人のように効率的に仕事をこなしていきたいので、仕事を早くこなせるようになるための方法を教えてください。」




「もっと早く仕事をこなしていきたい」「なんでも効率的にこなしていきたい」というのは多くの人がかかえている悩みではないでしょうか。



今回はこの悩みについて解決していきます。効率の良い人とは何が違うのか、どうすれば早く仕事をこなしていけるのかを本記事で解説していきます。


結論からいうと、効率的な人は何に関しても時間の使い方がうまいです。それは、仕事だけでなく、生活や趣味に関してもなんでも効率的にこなして時間を有効に使っています。




逆に仕事ができないと悩んでいる人は、同時に「毎日時間が足りない」「自分の時間が持てない」となげいている人が多いです。



では、どうすればいいいのか?



単純に効率的な人のマネをすればいいのです。本記事では、効率的な人がやっている方法をまとめています。これらをマネして、仕事でも生活でもムダな時間を減らしていきましょう。


わたしは客観的に見てかなり効率的な方です。




これは自慢ではないのですが、不快に思った人はごめんなさい。



わたしは仕事を人より効率的にこなして、出世を重ねてきたこともあり、効率化にはそれなりに自信を持っています。



家庭をもつサラリーマンでありながら、ブログやTwitterなどで発信活動をおこなっており、そのあたりも評価していただければありがたいです。



忙しい中でも生活を効率化し、運動、読書、勉強などの時間や自由に使える時間を毎日生み出しているので、参考にしていただけるところもたくさんあると思います。



「効率的に仕事をこなしていきたい」「早く仕事ができるようになりたい」と悩んでいるサラリーマンの助けになれば幸いです。




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効率が悪い人の特徴とその解決策

まずは、効率が悪い人がやってしまっていることを紹介していきます。当てはまることはないか確認していきましょう。




仕事の全体像が見えていない

仕事の全体が見えていないので、やみくもに目の前のことをやってしまい、時間をロスしてしまいます。



全体の予定を白できていないので、今やらなくてもいいことと今やるべきことが分けられず、ムダに時間を過ごしてしまいます。



解決策としては、予定を把握していくことです。そうすることで、頭もクリアになりますし、今するべき仕事も明らかになるでしょう。





優先順位がつけられない

優先順位をつけて仕事をしないと、常に仕事に追われるようになってしまいます。



簡単な仕事ばかりやってしまうとか、しんどそうな仕事を後回しにしてしまうというのは、優先順位がつけられていない証拠です。



楽とかしんどいとかの基準ではなく、仕事を円滑に回せるような順番での仕事の組み立てが大切です。



解決策としては、予定を立ててそれらの期限と重要度をつけていくことです。期限の近いものや重要度の高いものほど、はやく終わらせていけば仕事に追われることは少なくなるでしょう。




優先順位をつけるのは難しいのですが、これはとても重要なので、練習してできるようにしましょう。




目先のことばかりに追われている

これは「全体像が見えていない」「優先順位がつけられない」ということにもつながってくるのですが、効率の悪い人は目の前のことにとらわれすぎている人が多いです。



「あれやっといて」と新しい仕事を振られると、思考停止でその仕事に取り掛かり、大切な仕事が遅れていく状況になります。


これは、全体像を見て優先順位をつけて仕事をしていく事で改善できるでしょう。





変なこだわりを持っている

謎のマイルールにのっとって仕事をしていませんか?



例えば、メールを送った後に電話をするとか、時間をかけて手書きでリストを作っているとか、確認作業にやたら時間をかけるとか、明らかに効率の悪いことをして、時間をムダにしているケースです。



これをやりだすとかなり時間をムダにします。結果的に時間が足りなくなって積みます。


こういった行為はほぼ自己満足の世界です。だいたいは時間のムダなので、ここらあたりがあれば速攻でやめましょう。





PDCAサイクルを回せていない

「P:Plan 計画」「D:Do 実行」「C:Check 評価」「A:Act 改善」
これらを4つを継続的に回して、業務を改善していく手法です。



同じミスを繰り返す、いつも時間がないと言っている人は、これができていない人が多いです。つねにPDCAサイクルを意識していれば、必ず仕事は早くなります。



少なくともミスは減りますし、どうすれば早くできるのかを意識することができるので、これを実行するだけで確実に生産性は向上します。


PDCAサイクルを意識したことがない人は、ぜひPDCAサイクルを意識して仕事に取り組んでみてください。





ミスったら引きずる

仕事をしていたらミスはつきものです。全くミスを気にしない人も問題ですが、気にしすぎる人も問題です。



ミスをして注意や指摘をされたら、自分を責めて凹む、クヨクヨ悩んでパフォーマンスが落ちるなどしてしまう人は要注意です。



くり返しますが仕事にミスはつきものです。ミスったら謝って次から同じ失敗をしなければいいのです。悩むことは一切ありません。


悩む時間があれば、昼ごはんのメニューを考えている方が生産的です。ミスを指摘されていも、人格否定をされているわけではないので、冷静に物事をとらえるように練習しましょう。





プレッシャーにゲキ弱

先ほどの話にもつながりますが、ストレスがかかると動けなくなってしまう人がいます。期限がせまってくるととたんにパニックになります。


そういう人は勝手に大げさに考えて、できない理由を探しているだけなので、計画をしっかりたてて実行すれば、だいたいうまくいきます。

「まずは計画を立てて、すぐに実行する」




少しロボットっぽいですが、クヨクヨするよりは断然いいので、ロボットになったっつもりでやってみてください。




単純に作業がおそい

これについては、作業を早くする努力をするしかないです。レースゲームのタイムアタックみたいなものです。



これは簡単です。早くしようという意識があれば必ず早くなれます。



作業スピードはかなり大切です。1分縮めるだけでも相当な価値があります。


5分でできる作業があれば、1時間で12個こなせます。

4分になれば、1時間で15個こなせます。

作業を1分早くするだけで、1時間で12分の時間を生むことができます。




1分と聞くとたいしたことなさそうですが、1分でできることってたくさんあります。これについて以前にこんなツイートをたことがあります。


Twitter




けっこういろいろできますよね。1分をバカにせずに1分を浮かす努力をしてみてください。




時間の価値がわかっていない

ここまでいろいろ例を挙げてきましたが、結局のところ効率の悪い人は時間の価値がわかっていないというところが大きいです。



時間を大切にしようとすればするほど、上記のことはしなくなるでしょう。



計画も立てるし、仕事を早く終わらせる努力もする。いちいち悩まないし、つねに早くできる努力をする。



ホリエモンやひろゆきをはじめとするできる著名人は口をそろえて「時間は大切」といっています。


わたしもそう思います。



極端かもしれませんが、わたしは自分の命の時間はロウソクが燃えているようにとらえています。

ロウソクが燃え尽きた時が寿命。

ただ、寿命の長さはわからないので、つねにその燃えている時間をムダにしたくないと考えています。





できる人がやっている仕事を効率化する7つの習慣

ここまで効率の悪い人の特徴を解説していきましたが、あなた大丈夫でしたか?



では次に、効率的になるためには具体的にどのようなことをすればいいのかを考えていきましょう。




デジタルツールを活用しよう

仕事の効率を上げるにはデジタルツールの利用は必須です。どのようなツールを使えばいいのかみていきましょう。すでに使っているのならバッチリです。




デイリーで使える効率化ツール

  1. googleカレンダー



  2. Trello



  3. ポモドーロ・タイマー




この3つは効率化のための必須ツールです。どれも無料なので使っていない人は、いますぐダウンロードです。


Googleカレンダー

Googleカレンダー

Google LLC無料posted withアプリーチ

Trello

Trello

Trello, Inc.無料posted withアプリーチ

集中

集中

Daisuke Toda無料posted withアプリーチ




効率をよくするに、

「予定を立てること」

「優先順位をつけること」

「集中力をつけること」

が大切なので、これらをデジタルツールでアシストしてもらいましょう。



これらについては、過去の記事でくわしく解説しています。そちらを参考にしてみてください。


googleカレンダー

こちらの記事のgoogleカレンダーのところをご覧ください。カレンダーの共有について解説しています。



Trello

このソフトは神アプリです。導入方法、具体的な使い方まで解説しているので、ぜひ使ってみてください。



ポモドーロ・タイマー

集中力を維持するためテクニックです。集中力の持続力や疲労度が明らかに変わります。簡単なので、ぜひ日常的に使ってみてください。





リモートワークで使える効率化ツール

最近リモートワークという働き方が増えてきています。特にコロナウイルスの問題で、あなたも自宅での仕事を余儀なくされているのではないでしょうか。



いざやってみると、不便なこともあったりして「なかなか効率が上がらないな」というストレスを抱えている方も多いと思います。



そんな時もデジタルツールはあなたをサポートしてくれます。これについては、下記の記事で詳しくまとめているので、そちらを参考にしてください。




どれも無料で使えるソフトばかりなので、この際にぜひ使ってみてください。




考えるのをやめない

考えることはとても大切です。

  1. 「どのようにすればうまくいくのか」



  2. 「どのようにすれば早くできるのか」



  3. 「ほかにいい方法はないのか」




このようにつねに今の方法に満足しない思考をしていくことで、どんどん効率化や高速化がされていきます。



これを繰り返していくと必ず本質の部分が見えてきます。そこまでいくと、初めての作業でもある程度はやくできるようになります。



効率的な人はこの辺りがかなりうまいです。だから何をしてもある程度さくっと仕上げてしまえるのです。



本質的な部分が見えると圧倒的に効率化が進むので、本質を見抜くことができるところまで考えることが大切です。



いちばん手っ取り早いのは、できる人に聞くことです。その人たちのやり方や考え方を教えてもらうことで、その人たちの思考や考え方を知ることができます。



「そこまで考えるんだ」「そういう風にものごとを考えるんだ」と感心することがたくさんあります。



実際にわたしもできる人にいろいろと教えてもらうことで、効率的な思考をすることができるようになりました。



教えてもらえる環境にないよという方は、自分でつきつめて考えるところから始めるといいですね。それだけでもぜんぜん違います。


まずは「考えるのをやめないこと」。これはとても大切な習慣です。




効率的な思考を習慣化する

仕事やプライベートでも新しいことを始めたり、やり方を変えたりするときは、習慣化するのがおすすめです。習慣化することで自然と当たり前にできるようになります。



実はあなたの生活の半分は習慣化されており、何も考えずにやっていることってたくさんあります。



例えば朝の準備について考えてみましょう。

朝起きて、顔洗って、ご飯食べて、歯磨きして、身支度して、家を出る




この朝の流れって考えながらやってますか?



これが習慣化です。何も考えずにやってますよね。



でも、新しいことをする時って手間取ってしまうはずです。


例えば、普段乗らない電車に乗るときなどいつもより時間かかりませんか。初めてやる仕事に取りかかる時、やり方がわかっていたとしても時間がかかったりしませんか。



でも何回かやっていくと自然と考えずにできるようになる。これが習慣化の力です。



効率化の思考についても習慣化していきましょう。これでは、何をすればいいのか分かりませんよね。具体的に下記のことを意識してみましょう。


  1. 歩く時も最短ルートで歩くことを意識する



  2. 動きながら考える



  3. スピードを意識しながら作業する




「ストイックだなぁ」と思ったかもしれません。



でも、実際にこういったことを意識したことないですよね。


これを習慣化されるレベルまで身体にたたきこんでみてください。歯磨きするのと同じレベルまで落としこめれば、無意識的に効率的な行動ができるようになります。



はじめは大変ですが、この習慣が身につけば劇的に人生が変わりますよ。



ちなみに、これはわたしがやっている行動です。



間違いなく何しても早くなりますよ。



はじめてのことでもどうすれば効率的なのかが、すぐにわかるようになってきます。


魅力的な能力じゃないですか?




集中力を上げる

集中力はとても大切ですよね。でも維持するのがむずかしいところです。



分かります。わたしも集中力がない方なので、痛いほどよく分かります。



ただ集中力はきたえることができます。筋トレと同じで毎日きたえていくと集中力は上がります。わたしもトレーニングをして集中力はあるていど改善することができました。



では、どのように鍛えるのか?トレーニングメニューはこちら。


  1. 瞑想



  2. 運動



  3. 読書




何だかどれもよさそうですよね?


これらは科学的に集中力を上げることがわかっています。これらを毎日やることで、集中力は鍛えられます。これも習慣化してしまいましょう。



これらについては、別記事でやり方などをくわしく説明しているので、そちらを参考にしてみてください。




これらを実践して集中力を高めていけば、知らぬ間に仕事の効率はグングン上がっていくでしょう。




勉強する

勉強するのはいい事だと思うけど、毎日忙しく過ごしているとけっこうハードル高いですよね。



実際に日本人の成人が1日にしている勉強時間ってご存じですか?



なんと平均がたったの6分です。



これは、先進国の中では圧倒的に低い数字です。諸外国は平均30分とかあるので、日本人がいかに勉強していないのかということです。



言わずもがな、やはりできる人は間違いなく勉強しています。本を読んだり、時には机に向かって勉強したり、間違いなく知識を増やす努力を効率的な人はしています。



なので、少しずつで良いので、勉強する習慣をつけていきましょう。



これについて、以前にこのようなツイートをしています。


Twitter



無理せず少しずつするのが、ポイントです。20分あれば結構なんでもできますよ?




読書

とにかく本は読みましょう。小説とかでもいいのですが、おすすめはビジネス書や役に立つ系の本です。その理由はこの通り。


  1. 時代の流れがわかる



  2. いろいろな考え方にふれられる



  3. 新しい知識にふれられる




間違いなく本はあなたの知識を増やしてくれます。あなたの生活を豊かにしてくれることは間違いありません。


1日20分でもけっこう読めるので、1度チャレンジしてみてください。



「でも本を読むのは苦手だな」という人は、以前に紹介した読書術の記事を参考にしてみてください。きっと楽しく読めるようになりますよ。


読書術

本の読み方やおすすめの本を紹介してます。



オーディオブック

最近はオーディオブックというものもあります。むずかしい本は聴くのがおすすめです。今なら30日間Amazonで無料体験でできるので、こちらの記事も参考にしてみてください。




学習

社会人になってから机に向かって勉強してますか?


忙しい中でも、語学や自分の仕事で役に立つ技術などを勉強していくことができれば最高だと思いませんか?



社会人へのおすすめは語学学習です。



この時代、日本人だけで仕事することって少なくないですか?



どこの企業も中国をはじめとしたアジア諸国などと取引してますよね。



日本語以外になんか他の言語話せた方が、断然お得です。



ペラペラじゃなくても、少ししゃべれるだけで世界はかなり変わります。単語レベルでもいいんです。


わたしの場合は中国語、スペイン語の単語を話すだけでめっちゃ喜んでくれましたよ。それだけで、やたら仲良くなれました。




わたしは英語が超苦手なんですが、なんとかコミュニケーションを取れるレベルまでは勉強しました。海外出張行った時に、少し話せるだけで、ぜんぜん関係が変わってきます。



めちゃくちゃ心の距離が近くなります。



これはわたしが身をもって体験したことです。言葉って大切だなって心の底から思いました。



今は良い時代で、英会話教室に行かなくてもスマホで勉強できるので最高です。



スマホで勉強するなら、下記記事を参考にしてみてください。英語が苦手なわたしがやっている勉強法なので、少しレベル低いかもですが、参考になると思います。





番外:家事を効率化する

少し本題から外れる感じがするので、番外としておきました。



しかし、効率的な人はまちがいなく家事も効率的にこなしています。


プログラミングスクールを運営する会社のCEO兼youtuberの「マコなり社長」はテンプレのような人だなと思っているのですが、できる人は少なからず同じようなことをしてるなと感じます。




では、実際には家事をどのように効率化していくのか?



家事は1日の大きな時間をうばっていくので、できるだけ少なくしたいところ。家事の時間が少なくなれば、本を読んだり、運動したりと他のことに時間を使えるようになります。



家事に使う時間がなくなれば、そのぶん大切な時間が生まれます。これは非常にあなたにとって価値が高いですのでとてもおすすめです。



では、具体的にどのようにしていくのかみていきましょう。




家事代行サービスを利用する


お財布と心が笑顔になる家事代行サービスCaSy




名前の通り家事を代行してくれます。だいたいの家事はなんでもしてくれるサービスです。



CaSyのサービスはこのような感じ。


  1. お掃除代行



  2. お料理代行



  3. 買い出し代行



  4. ハウスクリーニング




値段は少しかかりますが、そんなにめちゃくちゃ高くないです。1週間に1回プランなら2190円/時間です。もちろんスポット利用することもできます。



家事をしてもらってこの値段なら価値があると思いませんか?



掃除をしてもらう。洗濯してもらう。片付けしてもらう。料理作ってもらう。作り置きしておいてもらう。
などいろいろとやってくれます。



もちろんプロ集団なので、掃除もかなりきれいにしてくれます。水回りなどは自分でやるよりきれいにしてくれるんじゃないかというレベルです。



くわしいサービスについては、ここでは書ききれないので、ホームページをみてください。CaSyの価値をわかってもらえると思います。


わたしは単身赴任先の部屋の掃除をお願いしています。隅々までかなりきれいにしてくれるので、けっこう満足しています。



友人にもおすすめしたら、気に入ってずっと利用しているようです。料理の作り置きもしてくれるので、かなり助かると喜んでいました。



1度利用してみると、いかに家事が時間を奪っているのかを身をもって体験することができますよ。




料理

料理もけっこう時間を奪ってきます。もちろん作ったほうが経済的ですが、そのぶん時間の損失も大きいです。



買い物したり、調理したり、片付けしたりする時間ってけっこう長かったりします。



そう考えると、料理の時間を減らすことってけっこう大切なところだと思いませんか?



全てを外注すると経済的にも大変ですが、スポットで利用し、自由な時間を少し生んでみることを考えてもいいのではないでしょうか。



食べにくのもいいのですが、食べに出なければならないので、外食は時間はそこまで生まれなかったりします。



そこでここでは、時間を生みつつ、健康的なものを食べられるサービスを紹介していきます。


デリバリーサービス

最近はデリバリーサービスをする店が増えてきました。買いに行かなくても温かいご飯を持ってきてくれるのは、うれしいですね。



登録しておくべきデリバリーサービスはこちら。





このあたりを押さえておけば、だいたいなんでも食べられます。地域によっては、サービスエリア外とかもあるので、注意してください。



毎日同じようなものを食べていると飽きるので、何個か登録しておくことで、バリエーションを出すことができます。



リモートワークをしているのなら、食べる直前まで作業ができるので、けっこう時間を有効に使えるので有益ですよ。


宅食

最近の宅食はなかなか優秀です。けっこうクオリティが高いです。毎日コンビニやスーパーのお弁当だと飽きますし、栄養が偏りますよね。そんな時に、宅食は重宝します。





このあたりは健康を意識したメニューが多いので、とてもおすすめです。宅食だからといってあなどってはいけません。



低脂肪高タンパク、低糖質、低カロリーで満足感のあるバランスの良い食事ができます。ぜひメニューをみてみてください。



かなり美味しそうですよ。



noshについては、過去に記事にしていますので合わせてご覧ください。わたしの食レポも紹介しているのでに参考にどうぞ。



食材の宅配

デリバリーや宅食もいいけど、やはり家で作ったもの食べたい時もありますよね。そんな時は食材を宅配してもらいましょう。



買い物ってけっこう時間かかりますよね。あれもこれもと買っていくと30分くらいあっという間です。



今はコロナウイルスの影響で、スーパーに行くのもなかなか抵抗があったりします。こういったサービスをうまく利用して、時短と感染リスクを下げていきたいところです。



食材の宅配サービスはこんなところがあります。





コープデリは有名ですね。昔からありますし、利用されている方も多いのではないでしょうか。



そして、ミレーとらでぃっしゅぼーやはこだわり野菜が多いのが特徴的です。



コロナウイルスの影響で多くの人が使うようになり、注文が増えているそうです。こだわった食材ばかりなので、安心感があるところが人気の理由でしょう。



気になる方は上のリンクからホームページをチェックしてみてください。



買い物時間の節約もできて、こだわりの食材が手に入るので、一石二鳥のサービスです。


ネットショッピング

これはすでに利用されている方多いのではないでしょうか。





誰もが知る3大巨塔です。


大切な事なので、何回も言いますが、買い物の時間は本当にムダが多いです。買いに行っても欲しい商品がなかったり、探すのに時間がかかったりとあまりメリットがありません。



ネットだと買えないものは、ほとんどありませんし、むしろ安かったりします。



送料の問題もAmazonプライムに入れば、送料無料になりますし、その他のサービスも利用することができるので、圧倒的にお得です。


まだAmazonプライムに入っていないのであれば、これを機に入会することをおすすめします。会員になると、動画、音楽などをはじめとした、様々なサービスを無料で利用することができます。



これさえあれば、ほぼ買い物に出歩く必要がないので、最強の時短になります。




これらを継続する

最後7つ目の習慣は、これらを継続していくことです。これらは単発でやっても効果は低いです。これらを継続して続けることで必ず成果が出てきます。



地道なですが、少しずつでいいので、頑張って継続していきましょう。



「継続は力なり」という言葉は嘘ではありません。継続は本当に結果を生み出します。



わたし自身もそれで数々の成果をあげ、出世をしてきました。継続力だけは自信を持っています。



コツは完璧主義にならないことです。完璧にやろうとすると、失敗し時に必ず絶望します。そんな潔癖にならずに、長く続けていくことが大切なのです。



1回途切れても続けてきたことは0にはなりません。なので、絶望せずにコツコツ頑張っていきましょう。




効率的な生活をしてあなたの自由な時間を増やそう

  1. 効率の悪い習慣をやめる



  2. 効率のよい行動をおこなう



  3. 瞑想、運動、読書は必須



  4. 生活も効率化する




あなたの生活はいかがだったでしょうか。



もし取り入れていけることがあれば、積極的に取り入れてみてください。



そうすることであなたの人生はまちがいなく変わります。



効率的な生活をすると、3倍自由な時間が生まれます。そして、この時間は誰にもしばられないあなただけの時間です。


仕事は会社にしばられる時間、家事は生活にしばられる時間、あなたが努力して作った時間は「あなただけの自由な時間」なのです。




そういう自由な時間を増やしていければ、きっとあなたの人生はより良いものになります。



まずは、効率的な行動を心がけるところから始めていきましょう。ここまで一生懸命読んでくださったあなたならきっと大丈夫です。



効率的に仕事や家事をこなして、自由な時間を増やし、物質的にも精神的にも豊かな生活を送れるようにしていきましょう。



今回は以上となります。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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